Un audit organisationnel est un processus instantané de l’état d’une organisation ou d’un service à un moment donné par rapport à une question particulière. La mise en place de ce type d’audit en management à lieux en interne et consiste donc à comprendre le fonctionnement d’une organisation afin d’identifier ses faiblesses, ses forces et ses dysfonctionnements.
Audit d’organisation : définition et objectifs
Un audit d’organisation est un ensemble de processus et de méthodes d’analyse d’une organisation au sein d’une entreprise. Il permet de faire un diagnostic des points forts et points faibles de l’entreprise dans différents domaines. Ce processus porte sur le nombre de salariés, la division du travail, les lignes d’information et de communication, l’organisation hiérarchique, les procédures d’intégration, le règlement intérieur, la qualité et l’amélioration de formation en management, le type de projet étape par étape…
Outre l’analyse des forces et des faiblesses, un audit organisationnel met également en évidence les faiblesses des procédures opérationnelles. Réalisé généralement par un auditeur, elle vise à trouver des solutions et de nouvelles façons de résoudre les problèmes, trouver un moyen d’amélioration et l’accompagnement des salariés. L’objectif de l’auditeur organisationnel est d’améliorer en permanence l’organisation et la performance globale de l’entreprise. Cela peut être réalisé de la manière suivante.
- l’ajout de nouveaux outils.
- la modification de l’organigramme.
- Cela peut se faire en introduisant de nouvelles structures organisationnelles ou en modifiant la structure organisationnelle.
- Améliorer les systèmes de communication et de trouver le meilleur accompagnement du projet (formation, qualité de travail
Les phases d’un audit organisationnel (diagnostic)
Un audit organisationnel identifie les éléments qui doivent être traités ou éliminés dans l’organisation. Elle doit être réalisée en plusieurs phases.
Fixer les objectifs de l’audit
Tout d’abord, pour la mise en place de ce type d’audit, il convient de définir les objectifs de l’audit de l’organisation. En d’autres termes, est-ce vraiment nécessaire ? Un audit organisationnel est un exercice très coûteux et peut provoquer un véritable bouleversement. Toutefois, un tel audit est nécessaire si l’entreprise subit un processus de restructuration, dans le cadre d’une acquisition ou avant l’introduction de nouvelles activités. Si les performances d’une entreprise sont en baisse, il est temps de procéder à un audit organisationnel. Cela pourrait donner à l’entreprise un avantage concurrentiel important.
Analyse de faisabilité de l’audit
Après avoir défini les objectifs, il est important de s’assurer que l’audit est réalisable. Certaines conditions doivent être remplies pour que l’audit soit réalisé correctement. Par exemple, le personnel et les fonctions spécifiques à auditer doivent être identifiés. Ces éléments doivent être opérationnels et présents tout au long de l’audit. En outre, l’organisation de l’audit nécessite du temps pour les réunions, les entretiens individuels, les observations, etc. Par conséquent, toutes les activités d’audit peuvent interférer avec le fonctionnement normal de l’entreprise.
Recours à des prestataires de services externes pour les audits
Les entreprises font le plus souvent appel à un expert externe pour réaliser un audit organisationnel. Il s’agit d’une manière générale d’un consultant en gestion RH qui est chargé d’examiner et d’analyser les structures existantes. L’avantage de faire appel à un prestataire de services interne est qu’il offre un haut niveau d’expertise ainsi qu’un certain degré d’objectivité. L’entreprise doit préparer un certain nombre de documents, tels que des descriptions de postes, des organigrammes, etc., qui pourraient être utiles à un consultant externe.
Réalisation d’un audit d’organisation : évaluation de l’organisation
Une fois l’organisation comprise, il convient de l’évaluer afin de comprendre les causes des erreurs identifiées lors de l’inventaire. Cette évaluation comprend souvent :
l’établissement d’indicateurs permettant de mesurer la productivité par rapport aux objectifs fixés par l’entreprise.
Préparation d’un rapport sur les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que sur les opportunités et les menaces environnementales. Ce rapport est connu sous le nom d’analyse SWOT.
Il convient de noter que les erreurs peuvent être de toute nature : actions improductives, tâches improductives, non-respect des procédures, etc.
